Todos los avances tecnológicos que podemos ver en el último siglo suelen estar relacionados con hacer nuestras vidas más sencillas, rápidas y eficientes. El mundo empresarial no iba a ser menos en esta tendencia por lo que es normal que vaya ganando fuerza y cada vez más rápido conceptos como BPM o Business Process Management. ¿Pero... qué es realmente el BPM?
El BPM o Business Process Management es una metodología que pretende redefinir, optimizar y mejorar los procesos de una empresa con el objetivo de sacar un mejor rendimiento de los recursos y del tiempo. La realidad es que cada vez más hay una increíble demanda de velocidad e instantaneidad por parte de la sociedad, ahora todo debe ser rápido, bueno y si es barato, mucho mejor.
Por estos motivos es lógico que muchas empresas estén pensando cada día donde invertir sus beneficios para mejorar cada vez más su rendimiento. Es muy frecuente invertir en digitalizar tus procesos empresariales, documentos que ahora tienes en papel o formularios para clientes ganando así un tiempo muy valioso para invertirlo en otras cosas.
Entonces ¿De qué trata el BPM?
Todo proceso de BPM consta de 5 fases principales que tenemos que tener en cuenta a la hora de ejecutarlo. Vamos a ver un ejemplo real para entenderlo mejor:
Diseño: la primera fase es la del diseño, analizar el proceso actual y ver qué puede ser mejorado. Imagina que trabajas en una academia de cursos formación y estás pensando en como realizar los diplomas y certificados de los alumnos de manera más rápida y organizada. Con esta idea, nosotros te creamos una demo con el proceso de creación de certificados automatizado.
Modelo: fase en la que el nuevo modelo es probado en los diferentes escenarios. Siguiendo con el ejemplo de antes, una vez creada la demo te damos un plazo de una semana para poder probarla en tu propio sistema.
Implementación: se incorporan las mejoras, incluyendo estandarización, digitalización del proceso y automatización de documentos. Una vez has testeado que funciona implementamos en tu academia el nuevo proceso digitalizado y automatizado.
Monitoreo: revisión y análisis de resultados y performance del proceso. En el primer mes incluimos un análisis del rendimiento del proceso automatizado para asegurarnos de que todo funciona correctamente.
Optimización: mejora continua del proceso automatizado. En esta última fase nos encargamos de aplicar cualquier mejora o ajuste que pudiera existir y analizar si hay posibilidad de mejora en otras áreas relacionadas.
Cumplir estas 5 fases dentro del ciclo del Business Process Management nos va a asegurar una serie de beneficios para nuestro negocio. Como por ejemplo una mayor agilidad y tiempo de respuesta al usuario, mejorar los ahorros de recursos como papel, tinta o bolígrafos al digitalizar los procesos o mejorar estratégicamente el control de la información que produce mi negocio.
Si quieres calcular cuánto podrías ahorrarte digitalizando un proceso empresarial mediante BPM puedes hacerlo aquí: